Conciliação bancária automática
Importação de extratos e arquivos de retorno, comparação com os lançamentos e sugestão de correspondências, com conferência humana dos casos duvidosos.
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Conciliação bancária e guarda de documentos digitais
Concilie extratos e lançamentos, guarde notas fiscais, XMLs e comprovantes e encontre qualquer documento em segundos. Para escritórios de contabilidade e para empresas.
O que é um sistema de conciliação bancária e guarda de documentos digitais?
Conciliação bancária é o processo de comparar os lançamentos da contabilidade ou do financeiro com o extrato do banco, para confirmar que cada entrada e cada saída está registrada e que os saldos batem. Feita em planilhas, consome horas e deixa passar diferenças. Um sistema de conciliação automatiza a comparação e destaca apenas o que precisa de decisão.
Guarda de documentos digitais, também chamada de GED (gestão eletrônica de documentos), é a organização, o armazenamento e a busca de documentos como notas fiscais e seus XMLs, contratos, comprovantes, extratos, guias e documentos digitalizados. Em vez de pastas de rede e e-mails, cada documento tem índices, permissões e histórico de acesso.
Os dois processos se completam: a nota fiscal, o comprovante e o boleto que justificam um lançamento ficam vinculados a ele, e a conciliação deixa de depender de arquivos soltos. A solução atende escritórios de contabilidade, que cuidam de vários clientes, e empresas, que querem controlar o próprio financeiro e os próprios documentos.
Informação de caráter geral. Prazos de guarda e requisitos de validade jurídica dependem do tipo de documento; confirme com a sua assessoria contábil e jurídica.
Para que serve a conciliação e a guarda de documentos?
Para fechar o mês com segurança e ter, a qualquer momento, o documento certo à mão.
Conciliação de recebimentos
Baixas de boletos, Pix e demais recebimentos conferidas com o contas a receber, inclusive os boletos emitidos pela plataforma.
Guarda de XML e documentos fiscais
Armazenamento organizado de notas fiscais e seus XMLs, com busca por número, emitente, chave e período.
Digitalização, indexação e prazos
Documentos de papel digitalizados com metadados e classificação, para busca rápida e controle do prazo de guarda.
Multiempresa para contabilidades
Separação por cliente, permissões por usuário e área para o cliente enviar e consultar documentos.
Segurança e rastreabilidade
Controle de acesso, histórico de quem consultou e alterou e cópias de segurança.
Como funciona a conciliação e a guarda de documentos
O fluxo vai do cadastro das empresas à consulta e ao relatório.
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Cadastro das empresas e contas
Cadastro das empresas (ou dos clientes, no caso de contabilidades), das contas bancárias e dos usuários com suas permissões.
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Importação de extratos e documentos
Entrada dos extratos, dos XMLs de notas fiscais, dos comprovantes e dos documentos digitalizados.
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Conciliação
Comparação automática entre extrato e lançamentos, com lista de pendências para revisão.
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Vinculação e indexação
Cada documento é ligado ao lançamento correspondente e recebe índices que facilitam a busca.
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Consulta, relatórios e guarda
Busca rápida, relatórios de conciliação e manutenção dos documentos pelo prazo de guarda aplicável.
O que avaliar ao escolher um sistema de conciliação e guarda de documentos
Esses sistemas lidam com dados sensíveis e com obrigações de guarda. Alguns pontos merecem atenção especial.
Fontes de extrato aceitas
Verifique quais bancos e formatos de extrato podem ser importados e se há integração com os seus sistemas contábeis e financeiros.
Regras de correspondência e revisão humana
A conciliação automática deve sugerir correspondências e deixar para a pessoa apenas as exceções, com registro de quem aprovou.
Busca e indexação de documentos
Procure busca por número, chave, emitente, período e outros índices, para encontrar um documento em segundos.
Multiempresa e permissões
Escritórios de contabilidade precisam separar clientes e controlar quem vê o quê, inclusive o próprio cliente.
Prazo de guarda e descarte controlado
O sistema deve ajudar a controlar o prazo de guarda por tipo de documento e evitar eliminações sem validação do responsável.
Segurança e cópias de segurança
Pergunte onde os dados ficam hospedados, como é feito o backup e como o acesso é registrado.
Para quem é a solução
- Escritórios de contabilidade
- Departamentos financeiro e contábil
- Empresas com muitas notas fiscais, contratos e comprovantes
- Administradoras e prestadores de serviço com cobrança recorrente
- Auditoria e compliance, que precisam de evidências organizadas
Perguntas frequentes
O que é conciliação bancária?
É a comparação entre os registros contábeis ou financeiros da empresa e o extrato do banco, para garantir que ambos estejam de acordo e identificar diferenças.
Para que serve a conciliação bancária?
Para garantir que o saldo contábil bate com o do banco, identificar erros, lançamentos pendentes, tarifas e duplicidades, apoiar o controle interno e dar confiança aos relatórios financeiros.
O que é GED, a gestão eletrônica de documentos?
É o conjunto de processos e ferramentas para criar, organizar, armazenar, controlar e localizar documentos em formato digital, com permissões de acesso e histórico de uso.
Documento digitalizado tem validade jurídica?
A Lei 12.682/2012 e o Decreto 10.278/2020 definem requisitos e técnicas, como integridade, metadados e, em alguns casos, assinatura digital com certificado ICP-Brasil, para que documentos digitalizados tenham os mesmos efeitos legais dos originais. O decreto não se aplica a documentos nato-digitais, como o XML da nota fiscal eletrônica. Confirme os requisitos do seu caso com a assessoria jurídica.
Por quanto tempo guardar o XML da nota fiscal?
O XML da nota fiscal eletrônica deve ser guardado pelo contribuinte, em geral pelo prazo de prescrição e decadência das obrigações tributárias, que costuma ser de cinco anos. O prazo pode variar conforme o documento e a legislação aplicável, então confirme com a sua contabilidade.
O sistema serve para escritórios de contabilidade e para empresas?
Sim. Escritórios de contabilidade organizam os documentos e as conciliações por cliente, e empresas controlam o próprio financeiro e os próprios documentos, em um ambiente com acessos separados.
Os documentos ficam seguros?
O acesso é controlado por usuário e por empresa, com histórico de consultas e alterações. Hospedagem, cópias de segurança e retenção são definidas no projeto, com atenção à LGPD.
Feche o mês sem planilhas e sem procurar documento
Conte quantas empresas ou contas bancárias você concilia e que tipos de documento precisa guardar, e a Lyo apresenta a solução.